これを理解しないと仕事で使えないEXCELの機能!

こんにちは いーくんです。

仕事で使っていくとEXCELは、わからない事がたくさん出て来ました。

会社のパソコン講座に出席しても、教えてもらえるのは関係の薄い機能ばかりなので、困ったときには、詳しい人に聞いてクリアするという繰り返しで覚えていきました。

 

EXCEL基本の基本

2000年当時、まったく表計算ソフトを知らない上司が、ワープロ同様の使い方をしていました。

印刷するのがかなり難しかったと思います。

ワープロならば言葉を入れていくと勝手に下の行に移動されますが、表計算ソフトには「セル」という四角の中に言葉を入れていくので長文になるとてこずります。

「表計算」という言葉の通り、セルの中の数字を計算するのが主な機能です。

言葉だけを入れていくというのは、どちらかというと間違った使い方になります。

かなり最近のEXCEL2013の説明画像を添付しました。

現在、EXCELは縦16,384列まで横1,048,576行まで作れます。

最初のファイル名は「Book1」とつけられます。

ページを意味する「Sheet」というが昔のバージョンは3つあったのですが、2013以降はShhet1しかないので、コピーして増やしていきます。

1つのセルに入る最大文字数は、32,767 文字だそうです。EXCEL95当時は255文字しか入りませんでしたのでかなり進歩しています。

 

見積書で困ったこと

さて、会社で使うEXCEL95.97,2000,2003くらいまでの当時、見積書を自分で作成する使い方が多かったです。

ひな形があればそれ程苦になりませんでしたが、1から作成する場合必ずしなければならないのが「セルの結合」でした。

たとえば40行程度をA4サイズで印刷する見積書があったとします。

上から下まで同じセル幅にするとどうしてもレイアウトが狂ってしまいます。➡そんな時には、セルとセルを足して1つのセルにするセルの結合が不可欠でした。

次に、1989年(平成元年)4月より消費税が導入されたので、小数点の入った金額が混ざっているようになりました。

「小数点」や「通貨」表示にすると整数のみ表示されるのですが、実は中身の数字が変化したわけではなく表示上整数に見えているだけなのです。

そんな時には、取捨五入、切り捨て、切り上げなどにROUND関数を使うことを学びました。

上記のようにC列の数字は「桁区切り」スタイルにすると千の位でカンマが入った整数に見えますが、実際は1.03を掛けた数字でG列の数字なのです。

この小数点の入った金額を合計してみると1円合わないということが結構発生していました。

こういった場合、@ROUND(数値,桁数)という関数を入れることで、指定された小数点以下を四捨五入することが大事です。

 

まとめ

EXCEL基本の基本

見積書で困ったこと

 

いかがでしたでしょうか?

実際の見積もり金額で1円合わないということは、銀行などではとっても重要なことになります。

セルに表示された数字は、実は丸められて見えただけなんて!最初は理解出来ませんでした。

こういった大事なファクターは、仕事の実践の中で研鑽されて覚えていったという備忘録でした。

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