仕事でEXCELをどう使ってきましたか?

こんにちは! いーくんです。

昨日に引き続き、EXCELを仕事でどうやって使ってきたかをご紹介していきましょう。

 

仕事で使うEXCEL

皆さんの会社では、EXCELをどこまで使って仕事をしているのでしょうか?

大概、基幹システムなどがある大手企業ではEXCELの出番はそれほどなかったと思います。

EXCELでは、ワープロのような使い方も出来、独自でレイアウトする見積書なども作れますが、個人的なファイルとしてしか使うことが出来ないためにパソコンの中に埋もれてしまうことが多かったです。

<営業グループでの使い方>

文字通り「営業」で使う場合、個人の数字を申告してリーダーがそれを集計するなどという使い方を行っていました。

どんな案件があり、今どういった段階でいつ受注し、いつ検収があがって最後にお金が入ってくる時期などを常にEXCELで管理していました。

そういったシチュエーションで必要なテクニックが、「ショートカットキー」なんです。

マウスでいちいち左クリックして「コピー」、「貼付け」しているよりもキーボードを使うと効率的です。

最低限「Ctrl+X」、「Ctrl+C」、「Ctrl+V」は必要ですね。

とってもコピペのスピードが速く作業出来ます。

また、画面に入りきらないほどの量があるsheetから1つのセルを見つけ出すときに重宝するのが検索ボックスを表示させることです。

「Ctrl+F」を押すことで検索ボックスを表示させて、探している言葉を入力すれば一発でセル位置を特定することが出来ます。

他にもたくさんのショートカットキーがありますが、仕事に役立ったものは以上でした。

 

よく使われた関数

EXCELで使われる「fx」マークの関数、皆さんはどれくらい使いこなしていますか?

毎回同じパターンで表作成する時などは、誰かが作成したEXCELファイルを使い回ししていましたが、なにかの拍子に入っているハズの計算式が壊れてエラーメッセージ表示となって焦ったことはありませんか?

20年くらい前は、管理人も同じように焦ってしまい、ネットや本を購入したり作った人に聞きにいったりしてエラー処理方法を学んでいました。

まだ、EXCEL95,97の時代は「リボン」などはなかったので、関数そのものを理解するしかありませんでした。

=IF(A1=1,”〇”,”×”)

こんな感じの関数が入っていたらどういった意味があるのか?

たとえば、最初は必ず「=」から始まる

もし何々だったら結果表示するという場合、IF関数を使います。

上記の意味を日本語で表現すると、

「A1セルが1と同じであれば〇を表示、違う場合は×を表示する」

という感じです。

ポイントは、「カンマで区切ること」と表示する文字や記号はアポストロフィーマークで囲うということです。

良く使われた関数は、「VLOOKUP」とか「COUNT]とかそれ程多くはありません。

エラー表示された時は、範囲がずれるとか「F4」を押して絶対セル位置にしなかったなど理由があるのでそれを解明することで対応します。

段々とレアな使い方にも対応はしていましたが、基本の関数は10程度知っていれば十分に仕事に生かせると思います。

 

まとめ

仕事で使うEXCEL

よく使われた関数

 

あまり使わない関数を覚えるのは結構大変です。

仕事で使うパターンはだいたい同じなので、数多く覚えても使わないケースが多いと思います。皆さんも壺といいますか良く使われる関数だけ覚えておけばいいのではないでしょうか?

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です