EXCELのピポッドテーブル使っていますか?

こんにちは! いーくんです。

EXCELを仕事で使っているときに、何だこれ?と思ってしまったのが「ピポッドテーブル」です。

皆さんは、この「ピポッドテーブル」使ったことはありますか?

 

ピポッドテーブル

正直なところあまり使ったことはありませんでした。

簡単に表現すると「ピポッドテーブルとは色々な項目データをまとめる」という目的で使われています。

一例として、MicrosoftのHPをご参照下さい。

ピボットテーブルを作成してワークシート データを分析する

出典:MicrosoftのHPより

最後まで読んでもあまりピンとこない方も多いと思います。

違う表現をすると「名寄せ」に使えるのがピポッドテーブルという感じでしょうか?

レッスン用の事例をその通りに使うと、値フィールドの設定などを行い「あら不思議!」という感じで集計してくれるのです。

便利なツールなんですが、どうしてそうなるの?

などなど疑問に感じることも多く、ワンパターンの使い方でないと理解出来なかったです。

恐らく、業務でピポッドテーブルを使っている方は、売掛金の集計など決まったパターンで決まったフォームで使っているのではないでしょうか?

 

フィルタとデータの入力規則

EXCELのセルにたくさんのデータがある場合に、それを整理したり必要なものだけを取り出し表示させるなどしたい場合は、「フィルタ」という機能を理解すると便利です。

リボンタブの「データ」という中に「フィルター」があります。

列を指定して「フィルター」を押すとセル内に入っている種類ごとに表示or非表示を選べるのです。

こんな感じ表示されますので、県名の中にチェックを入れると対象となるものだけが表示されます。このフィルターのしくみを応用して、セルの中に文字入力ではなく複数候補の中から選択してもらうという使い方が出来るのです。

名前を4名のなかから選ぶ、という場合は、

こんな感じで、データの入力規則➡種類を「リスト」とし、「元の値」の中に選択する苗字を入れカンマで区切って次の苗字を入れすべて入力したら「OK」を押します。

こうやって入力規則が指定された列は、文字を入力することが出来なくなり、角丸四角の中に下向き▼の入ったコンボBOXを選択してから、候補を選んで決めるという使い方になります。

「絶対にこの中から選ぶ」と決まっているときなどに、この「データの入力規則」を指定すると便利で間違った入力を防ぐことが出来ます。

 

いらない列や行は隠せます

他人が作成したEXCELシートで何かおかしい?と思った時はないでしょうか?

A列の次にB列が見えない!などの経験がありませんか?

誰かが消していたのだと思います。

いらない列や業を選択して右クリックするとこんなポップアップが出て来ます。

下から2番目に「非表示」とあるのでそれを選択すると見えなくなります。

やはり表示したいという場合は、「再表示」を選べば復活します。

このような使い方を段々と覚えていきましょう。

 

まとめ

ピポッドテーブル

フィルタとデータの入力規則

いらない列や行は隠せます

 

いかがでしたでしょうか?実践的な仕事で使える技を紹介させて頂きました。

たとえば、セルの中で改行するのは「Altキーを押しながらEnterキーを押す」など簡単ですが結構使える小技です。

必要に迫られると色々技を覚えていきますので、皆さんも困った時は覚えるチャンスと思って頑張って下さい。