WORD「変更履歴の記録」と「ずれ」!

こんにちは! いーくんです。

WORDの基本は使っている方々であれば大概マスターしていると思いますが、ビジネスで使うWORDは報告書とか以外で、契約書の作成業務で重宝していました。

その中で使いこなしたのが「変更履歴の記録」でした。

 

変更履歴の記録

この機能を始めて使ったのは、議事録を確認してもらう時でした。

会議の記録を残す議事録ですが、抜けたところや受け取った判断のニュアンスが違うなど複数の人間でチェックすることでより正確な記録となります。

誰がこの部分を訂正したか?すべて記録されます。

たとえば、最終的に上司にチェックをしてもらう場合は、「承諾して次へ進む」を押してもらいます。

サラリーマン時代に初めての取引先と締結する契約書、秘密保持契約書は法務部門にチェックしてもらっていましたが、取引先にも法務部門がある為、お互いの不利になる箇所はメール添付した契約書ファイルを渡して、細かい攻防を繰り広げました。

WORDの進歩とともに、少しづつ進歩していきましたが誰がどこをどう変更したのか?ちゃんと確認する出来るところは変わりません。

最終チェックが終了すると「承諾」から「すべての変更を反映し、変更の記録を停止」を押して完成版とします。

まだ、使ったことが無い方は是非この「変更履歴の記録」を使って複数人でのチェックするようご活用下さい。

 

行頭のずれ対応

言葉の表現チェックは作った人とチェックする人で価値観のずれなど色々あると思いますが、企業の文書としてちょっと恥ずかしい思いをするのが、段落開始位置のずれです。

元々WORDは英語圏の文字を記録するものなので、日本語特融の細かい設定には対応していないところがあります。

詳細は後述させていただきますが、文字開始位置が勝手に変わることがありそれを修正するのに困る場合があります。その元凶ともいえるのが「インデントとタブ」なんです。

段落の行頭文字開始位置を1文字空白とした場合に改行するとその次の段落も1文字空いてしまうなどが自動的にしこんであります。便利な反面そこまでしなくても?と思ってしまいますね。

最初の1文字を空白を挿入することもできますが、1文字分下げることを「字さげ」とも言います。行頭に1文字空けることを1文字字下げする=1文字インデントするということになります。

行頭で1文字「字下げ」するときは、「インデントを増やす」を1回押すことで実現できます。

 

まとめ

変更履歴の記録

行頭のずれ対応

 

変更の履歴はビジネスマンでしたら是非ご活用下さい。

行頭のずれは結構ややこしいですね!

「インデント」や「タブ」については別途ご説明させてもらいます。

 

 

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です